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PhoneSuite CTI Client im Einsatz mit Outlook®

Auf dieser Seite ist kurz zusammengefasst, welche Einstellungen vorzunehmen sind, damit die Anwendung optimal mit Outlook zusammenarbeitet.

Verknüpfung der Outlook-Kontakte
Add-In für Outlook
Anrufe in Outlook protokollieren
Wählen aus Outlook heraus per Hotkey oder OCR
Eingehende Anrufe
Gemeinsame Kontakt-Notizen in Outlook und PhoneSuite CTI Client
FAQ (Outlook + Skype + TAPI)

Verknüpfung der Outlook-Kontakte

Die Verknüpfung der Outlook-Kontakte erfolgt über:

  1. [Telefonbuch > Neu > Neue Ordner-Verknüpfung... > Outlook, ODBC, Textdateien...]
  2. Wählen Sie im Dialog "Typ der Datenquelle" den Eintrag [Outlook].
  3. Im Dialog "Name und Inhalt" können Sie ggf. den vorgeschlagenen Ordner-Name und den Inhalts-Typ ändern.
  4. Im Dialog "Datenquelle" wählen Sie den zu verknüpfenden Kontakte-Ordner aus.
  5. Im Dialog "Cache" sollten Sie die Voreinstellungen beibehalten und mit [Fertigstellen] die Dialogführung abschließen.
  6. => Die Outlook-Kontakte sind jetzt in der Ordnerstruktur sichtbar.

Beim Zugriff auf die Outlook-Kontakte erscheint ggf. folgender Dialog, wenn auf Ihrem Rechner kein aktuelles Antivirenprogramm aktiv ist (z.B. die Microsoft Security Essentials).
Tipp: Unter [Optionen > Outlook] können Sie diese Zugriffsbestätigung dauerhaft unterdrückten.

Änderung der gebundenen Spalten/Felder:

  • In der Grundeinstellung werden die Felder mit Informationen zum Name und Anschrift, Telefon, EMail, Homepage verknüpft.
  • Um die gebundenen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen [Eigenschaften (Ordner)].
  • Im Reiter "Spaltenauswahl" können Sie nun zusätzliche Spalten binden oder nicht benötigte Spalten abwählen.
  • Über den Reiter "Eigenschaften der Eingabefelder" ist für die neu ausgewählten Felder der Inhalts-Typ und die Kategorie anzugeben. Weitere Infos...
  • Hinweis: Damit nutzerdefinierte Spalten von Outlook im PhoneSuite CTI Client sichtbar werden, sind diese vorher in Outlook als Feld sichtbar zu machen über: [Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen... > Felder...]

Datenmaske individuell anpassen:
  • Selektieren Sie dazu einen Datensatz im verknüpften Outlook-Ordner und öffnen die zugehörige Datenmaske per F2-Taste oder Kontextmenü.
  • Über den rechten Tool-Button können Sie die Eingabemaske in den Editor-Modus schalten und die Felder nach den eigenen Erfordernissen anordnen.

Aktualisierung geänderter Datensätze (Synchronisation):

  • Wenn in Outlook Datensätze bearbeitet, neu hinzugefügt oder gelöscht werden, sind diese Änderungen aufgrund des Daten-Caches nicht sofort im PhoneSuite CTI Client sichtbar. Um die Änderungen sichtbar zu machen, werden folgende Synchronisations-Varianten unterstützt:
    • manuelle Synchronisation des gesamten Ordners: Markieren Sie dazu den Ordner und drücken Sie die Funktionstaste F5. Es werden dann alle geänderten Datensätze neu eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, wird der Ordner komplett neu eingelesen.
    • manuelle Synchronisation eines Datensatzes: Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einem Datensatz stehen und die F5-Taste betätigen, wird dieser Datensatz neu eingelesen. Ein Datensatz wird ebenfalls immer neu eingelesen, wenn er in der Datenmaske geöffnet wird.
    • Automatische Synchronisation des gesamten Ordners: In der Grundeinstellung werden verknüpfte Ordner einmal pro Woche synchronisiert. Das Synchronisationsintervall kann über [Ordner > Eigenschaften > Cache] individuell angepasst werden.

Tipp: Kontakt direkt in Outlook öffnen:
Ein Klick auf den Button links von öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in Outlook. Die gleiche Funktion ist auch über das Kontext-Menu des Datensatzes verfügbar.

Outlook Add-In (Plug-In)


Als Ribbon in Outlook 2013.

Das Outlook Add-In stellt in Outlook eine Symbolleiste mit diesen Funktionen bereit:

  • EMail-bezogene Aktionen:
    • Anzeige der Rufnummern zu einer EMail, falls die EMail-Adresse im PhoneSuite CTI Client gefunden wurde. Voraussetzung ist, dass die Outlook-Kontakte-Ordner im CTI Client verknüpft sind.
    • Wählen der gefundenen Rufnummern.
    • Anzeige des Kontakt-Formulars in Outlook oder im CTI Client.
  • Kontakt-bezogene Aktionen:
    • Anzeige und Wahl der Rufnummern des Kontakts.
  • Journal-bezogene Aktionen:
    • Anzeige und Wahl der Rufnummer des Journal-Eintrags.
    • Öffnen eines eventuell zugeordneten Outlook-Kontakts.

Hinweis: Das Outlook Add-In wird nur von der Professional-Version unterstützt.

AddIn-Konfiguration in Outlook:

  • Menu > Ansicht > Symbolleisten > Anpassen
  • Outlook 2003: Menü > Extras > Optionen > Weitere > Erweiterte Optionen > COM-Add-Ins
  • Outlook 2007: Menü > Extras > Vertrauensstellungscenter > Add-Ins
  • Siehe auch: [Optionen > Outlook]

Anrufe in Outlook protokollieren

Per Option können Sie festlegen, dass Anrufe zusätzlich im Outlook-Journal protokolliert werden.
(Menü > Optionen > Outlook > Outlook Journal)

Hinweis: Die Protokollierung im Outlook-Journal wird nur von der Professional-Version unterstützt.

Wählen aus Outlook heraus

Für die Wahl von Rufnummern gibt es drei Varianten:

Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in Outlook öffnen



Kommende Rufe werden über den PhoneDialog angezeigt.

  • Ein Klick auf den Button öffnet die Kontakt-Datenmaske des PhoneSuite CTI Client. Über eine Ordner-Option lässt sich die Datenmaske auch automatisch bei einem eingehenden Anruf öffnen:
    • [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften]
  • Ein Klick auf den links stehenden Button öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in Outlook. (Screenshot mit Beispiel für einen Outlook-Kontakt)

Gemeinsame Kontakt-Notizen in Outlook und PhoneSuite CTI Client

Die Anwendung bietet die Möglichkeit, die Kontakt-Notizen von Outlook im CTI Client anzuzeigen und zu editieren. Diese Einstellung aktivieren Sie über:

  • [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften > Notizfeld]

FAQ

Problem1: In Outlook sind die TAPI-Wähleinstellungen nicht sichtbar. Es kann kein TAPI-Treiber ausgewählt werden.
Dies kann z.B. in Verbindung mit Skype oder "Office Communicator" auftreten.

Lösung: In der Registry ist unterhalb von "Outlook" ein Key "Call Integration" mit dem DWORD-Parameter "TAPIOVERRIDE=1" zu erstellen:
KEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Call Integration\TAPIOVERRIDE=1

Details siehe: http://support.microsoft.com/kb/959625/

Anschließend ist Outlook und Skype zu schließen und neu zu starten.

Für Outlook 2013 ist eventuell auch noch der Registry-Schlüssel "DefaultIMApp" auf "Disabled" zu setzen. Siehe:
http://www.apfelkern.info/tapi-probleme-mit-outlook-2010-und-2013/

Problem2: In Outlook werden ständig neue Testdatensätze erstellt.

Lösung: Der Outlook-Kontakte-Ordner im CTI Client ist zu entfernen und neu einzubinden.

Problem3: "Server ist ausgelastet"-Dialog bei Zugriff auf Outlook.

Lösung: Wahrscheinlich ist der CTI Client mit anderen Rechten gestartet als Outlook. Zum Beispiel läuft der CTI Client mit Admin-Rechten und Outlook mit Nutzer-Rechten.
Der Dialog "Server ist ausgelastet" kommt von der Windows-OLE-Umgebung und kann leider erst nach 30 Sekunden geschlossen werden.

Outlook® ist ein registriertes Warenzeichen der Microsoft Corporation.