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ACT!

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PhoneSuite CTI Client im Einsatz mit ACT!

ACT! ist eine CRM-Anwendung von Sage. Siehe: www.act.com

Hinweise:
  • Die speziellen Funktionen für ACT! sind nur in der Professional-Version enthalten.

Verknüpfung der ACT!-Kontakte

Die Verknüpfung der ACT!-Kontakte erfolgt über:

  1. [Telefonbuch > Neu > Neue Ordner-Verknüpfung... > Outlook, ODBC, Textdateien...]
  2. Wählen Sie im Dialog "Typ der Datenquelle" den Eintrag [ACT!].
  3. Im Dialog "Name und Inhalt" können Sie ggf. den vorgeschlagenen Ordner-Name und den Inhalts-Typ ändern.
  4. Im Dialog "Datenquelle" wählen Sie die zu verknüpfende ACT!-Datenbank aus.
  5. Im Dialog "Spaltenauswahl" können Sie zusätzliche Spalten auswählen oder nicht benötigte abwählen. Die Voreinstellung können Sie erst einmal beibehalten (Änderungen sind hier auch später noch möglich.).
  6. Die Dialoge "Eigenschaften der Eingabefelder" und "Cache" sollten Sie im ersten Schritt ebenfalls unverändert übernehmen.
  7. Mit [Fertigstellen] ist die Dialogführung abzuschließen.
  8. => Die ACT!-Kontakte sind jetzt in der Ordnerstruktur sichtbar.

Änderung der gebundenen Spalten/Felder:

  • In der Grundeinstellung werden die Felder mit Informationen zum Name und Anschrift, Telefon, EMail, Homepage verknüpft.
  • Um die gebundenen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen [Eigenschaften (Ordner)].
  • Im Reiter "Spaltenauswahl" können Sie nun zusätzliche Spalten binden oder nicht benötigte Spalten abwählen.
  • Über den Reiter "Eigenschaften der Eingabefelder" ist für die neu ausgewählten Felder der Inhalts-Typ und die Kategorie anzugeben. Weitere Infos...

Datenmaske individuell anpassen:
  • Selektieren Sie dazu einen Datensatz im verknüpften ACT!-Ordner und öffnen die zugehörige Datenmaske per F2-Taste oder Kontextmenü.
  • Über den rechten Tool-Button können Sie die Eingabemaske in den Editor-Modus schalten und die Felder nach den eigenen Erfordernissen anordnen.

Aktualisierung geänderter Datensätze (Synchronisation):

  • Wenn in ACT! Datensätze bearbeitet, neu hinzugefügt oder gelöscht werden, sind diese Änderungen aufgrund des Daten-Caches nicht sofort im PhoneSuite CTI Client sichtbar. Um die Änderungen sichtbar zu machen, werden folgende Synchronisations-Varianten unterstützt:
    • manuelle Synchronisation des gesamten Ordners: Markieren Sie dazu den Ordner und drücken Sie die Funktionstaste F5. Es werden dann alle geänderten Datensätze neu eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, wird der Ordner komplett neu eingelesen.
    • manuelle Synchronisation eines Datensatzes: Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einem Datensatz stehen und die F5-Taste betätigen, wird dieser Datensatz neu eingelesen. Ein Datensatz wird ebenfalls immer neu eingelesen, wenn er in der Datenmaske geöffnet wird.
    • Automatische Synchronisation des gesamten Ordners: In der Grundeinstellung werden verknüpfte Ordner einmal pro Woche synchronisiert. Das Synchronisationsintervall kann über [Ordner > Eigenschaften > Cache] individuell angepasst werden.

Tipp: Kontakt direkt in ACT! öffnen:
Ein Klick auf den Button links von öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in ACT!. Die gleiche Funktion ist auch über das Kontext-Menu des Datensatzes verfügbar.

Wählen aus ACT! heraus

Für die Wahl von Rufnummern gibt es drei Varianten:

  • Wahl über den "Anrufen"-Button von ACT!:
    • Konfigurieren Sie als erstes die Wähl-Einstellungen von ACT! über: [Extras > Einstellungen > Kommunikation > Wahlhilfe > Wahlhilfe verwenden]
      • Selektieren Sie in der Auswahlbox "Modem oder Leitung" den "CTI Client TAPI-Connector".
      • Über [Standort > Eigenschaften...] sind die eigenen Standort-Einstellungen festzulegen.
      • Das Auswahlfeld "Kontakt anhand der Anschlusskennung suchen" sollte kein Häkchen enthalten. Wie eingehende Anrufe zu behandeln sind, ist weiter unten beschrieben.
      • Im CTI Client ist unter [Optionen > Telefonie > Wahl aus anderen Anwendungen heraus] der Haken "CTI Client TAPI-Connector aktivieren" zu setzen.
    • Wenn Sie jetzt auf den "Anrufen"-Button von ACT! klicken, öffnet sich der Wahlhilfe-Dialog. Ein Doppelklick auf die gewünschte Rufnummer leitet dann den Verbindungsaufbau ein.

Hinweis: Wird das ACT!-Wählhilfefenster während der Verbindung geschlossen, funktioniert der nächste Verbindungsaufbau nicht mehr und ACT! muss neu gestartet werden. Nachdem die Verbindung beendet wurde, kann auch das Wählhilfefenster geschlossen werden.

Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in ACT! öffnen



Kommende Rufe werden über den PhoneDialog angezeigt.

  • Ein Klick auf den Button öffnet die Kontakt-Datenmaske des PhoneSuite CTI Client. Über eine Ordner-Option lässt sich die Datenmaske auch automatisch bei einem eingehenden Anruf öffnen:
    • [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften]
  • Ein Klick auf den links stehenden Button öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in ACT!. (Screenshot mit Beispiel für einen Outlook-Kontakt)

Hinweis zum ACT!-Plugin: Das Plugin dient der Anzeige eines Kontakts im ACT!. Das Plugin wird installiert, sobald Sie das erste Mal versuchen einen Kontakt in ACT! zu öffnen.


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