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Ordner / Datenanbindung

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DatenquellenFilter erstellen/bearbeitenImportfilter verwaltenKonfigurationsdialoge

Inhalt:

Allgemein

Im CTI Client können Sie Ihre bereits vorhandenen Outlook-Kontakte oder auch andere Datenquellen einbinden (z.B. CSV-Textdateien, ODBC, LDAP). Die flexible Datenstruktur passt sich dabei an Ihre Datenquelle an. Es ist also nur eine Typisierung der Spalteninhalte notwendig - anstelle einer Spaltenzuordnung.
Alternativ können Sie Ihre vorhandenen Daten auch importieren.


Datenquellen

Als Datenquellen werden unterstützt:

Outlook Der Kontakt-Ordner von Outlook/Exchange kann mit Schreib- und Leserechten eingebunden werden. mehr...
ODBC Über ODBC haben Sie Zugriff auf Datenbanken, wie z.B. Access, DBase, MySQL oder auch Excel-Dateien. mehr...
Lotus Notes Lotus Notes Kontakte können lesend eingebunden werden. mehr...
LDAP Der LDAP-Connector ermöglicht den lesenden Zugriff auf LDAP-Verzeichnisse, z.B. das Active Directory des Windows 2003 Server.
Textdateien Als einfachstes Datenformat lassen sich Textdateien im CSV-Format einlesen, deren Datenfelder mit Semikolon oder Tabulator getrennt sind. mehr...
HTTP CSV-Dateien können mittels HTTP auch von einem Webserver geladen werden. In einer heterogenen Umgebung lassen sich somit leicht zentrale Telefonbücher bereitstellen.
ACT! Über den ACT!-Connector können Sie eine oder mehrere ACT!-Datenbanken einbinden (nur lesend). mehr...
cobra Adress PLUS Die Kontakte der CRM-Anwendungen "cobra Adress PLUS" können lesend eingebunden werden. mehr...
combit address manager Die Kontakte der CRM-Anwendungen "combit address manager" können lesend eingebunden werden. mehr...
CAO-Faktura CAO-Faktura ist ein Warenwirtschaftssystem, dass in einer freien kostenlosen Version erhältlich ist. mehr...

Neu... (vorhandene Datenquellen einbinden)

Neu... > Neue Ordner-Verknüpfung...
Über diesen Menüpunkt nehmen Sie ein vorhandenes Telefonbuch (oder allgemein Datenquelle) auf. Es wird jeweils nur eine Verknüpfung mit der originalen Datenquelle angelegt, Sie arbeiten also immer mit den originalen Daten. Für Datenbanken wird in der Grundeinstellung ein lokaler Cache angelegt, um einen schnellen Anwendungsstart zu ermöglichen.

Neu... (lokalen Ordner erstellen)

Neu... > Neuer Ordner...
Es wird ein neuer leerer Ordner angelegt. Dieser Ordner ist immer mit einer Textdatei (CSV-Format) hinterlegt.
Nach der Eingabe von Ordnername und Dateiname können Sie aus vorgegebenen Datenmasken auswählen. Falls keine der Datenmasken Ihren Wünschen entspricht, wählen Sie die nächstliegende und passen diese später an Ihre Wünsche an.


Baumstruktur

Anzeige
In der ersten Ebene werden die Ordnernamen angezeigt.

In den Ordnern wird immer der Inhalt der Spalten angezeigt, die als Namensspalten markiert sind. Meist sind das Name und Vorname. Falls kein Name oder Vorname eingetragen ist, wird der Firmenname angezeigt, auch wenn die Spalte mit Firmenname nicht als Namensspalte markiert wurde.

Die dritte Ebene zeigt alle Rufnummern zum jeweiligen Datensatz an, wenn mehr als eine eingetragen ist. Enthält der Datensatz nur eine Rufnummer, wird diese neben dem Telefon angezeigt, sobald der Datensatz selektiert wurde.

Verwendete Icons:

Geschäftliche Rufnummern
Private Rufnummern


Hinweis: Spalteneigenschaften festlegen (Name, Firma, Rufnummer...)

Suche

Suche in allen Ordnern: Eine Eingabe im Suchfeld startet eine Suche in allen Ordnern. Mit der Tabulator-Taste springen Sie zum ersten gefundenen Eintrag.

Suche in einem Ordner: Setzen Sie den Focus direkt auf den Ordner oder einen Ordnereintrag und tippen Sie den gesuchten Namen ein.

Anzeige des gesamten Ordnerinhalts: Nach Anzeige eines Suchergebnisses müssen Sie den Ordner ein- und wieder ausklappen, um den gesamten Inhalt anzuzeigen.

Mehrfeldsuche: Die Mehrfeldsuche liefert Suchtreffer, wenn eines der Felder mit dem gesuchten Text beginnt. Groß-/Kleinschreibung wird dabei ignoriert. Den Dialog zur Festlegung der Suchfelder erreichen Sie über [Telefonbuch Kontextmenü > Erweitert > Mehrfeldsuche bearbeiten...].

Suche nach mehreren Begriffen: Bei Mehrfeldsuche können mehrere Suchbegriffe mit '+' oder '-' angegeben werden.
Beispiel1: "max +muster" sucht nach "max* AND muster*".
Beispiel2: "max -muster" sucht nach "max* AND NOT muster*".
Hinweis: Die Suche vergleicht nur den Anfang der Datenfelder (keine Volltextsuche).

Suchfilter

Mit Filtern können Sie komplexere Suchabfragen erstellen, die den Inhalt von mehreren Feldern berücksichtigen.
Hinweis: Filter werden immer ordnerbezogen gespeichert.

Einfache Alternative:
Für eine Suchabfrage, die sich nur auf den Inhalt eines speziellen Feldes bezieht, müssen Sie nicht extra einen Suchfilter erstellen. Sie können dieses Feld einfach in die Suchfeld-Auswahlbox aufnehmen, indem Sie in der Datenmaske des Ordners auf den Feldname doppelklicken und die Option <In der Suchfeld-Auswahlbox anzeigen> aktivieren.

Erstellen eines Filters:

  1. Selektieren Sie den Ordner für den Sie einen Filter erstellen wollen.
  2. Wählen Sie in der Suchfeld-Auswahlbox den Eintrag <Filter>
  3. Wählen Sie in der Suchinhalt-Auswahlbox den Eintrag <Filter erstellen...>
  4. Weitere Hinweise siehe Dialog <Filter erstellen/bearbeiten>

Sortieren

  • Die Ordnerinhalte werden in der Grundeinstellung anhand der markierten Namensspalten sortiert. Festlegung der Namensspalten
  • Sie können auch nach anderen Spalten sortieren, indem Sie eine spezielle Ansicht erstellen.
    Siehe: Tab [Ansicht]

Reihenfolge der Ordner ändern

  • Die Ordner lassen sich mit gedrückter Maustaste verschieben.

Importieren von Datensätzen (in einen vorhandenen Ordner)

Datensätze aus anderen Datenquellen importieren
  1. Zielordner auswählen.
  2. Import-Dialog über das Kontextmenü [Import > Import (in den selektierten Ordner)] öffnen.
  3. Typ der Datenquelle auswählen und diese öffnen.
  4. Im Dialog "Spaltenzuordnung" legen Sie die Zuordnung zwischen den Quell- und Zielspalten fest.
  5. Datensätze werden importiert. Der Importstatus wird in der Titelzeile des Hauptfensters angezeigt

Datensatz aus der Zwischenablage importieren
  1. Zielordner auswählen.
  2. Import-Dialog über das Kontextmenü [Import > Datensatz aus Zwischenablage importieren...] öffnen.
  3. Formatieren Sie die Importdaten, so dass jedes Datenfeld in einer Zeile steht, aber ohne die Reihenfolge zu ändern.
  4. Wählen Sie die benötigten Spalten des Zielordners.
  5. Passen Sie die Reihenfolge der Zielspalten entsprechend der Reihenfolge der Importdaten an. Die Spaltenreihenfolge wird für den nächsten Import automatisch gespeichert.
  6. Im folgenden Dialog "Spaltenzuordnung" können Sie die Zuordnung nochmals kontrollieren und den Import ausführen.

Cache, Aktualisierung

Für verknüpfte Datenquellen, wie Outlook, ACT! oder ODBC, wird ein lokaler Cache angelegt.

Synchronisation
In der Grundeinstellung wird der Cache einmal in der Woche automatisch synchronisiert. Über F5 aktualisieren Sie den Cache manuell. Selektieren Sie dazu den Ordner und drücken F5. Jetzt werden geänderte oder neue Datensätze eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, werden alle Datensätze neu eingelesen.

Aktivierung/Deaktivierung des Cache

Datenmaske

Flexible Datenmasken
Jeder Ordner besitzt eine eigene Datenmaske, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können:

  • Position und Größe der Felder
  • Beschriftung
  • Inhaltstyp
  • Icon
  • Gruppierung über Rahmen
  • Anlegen neuer Felder (für CSV-Dateien)

Datenmaske gegen Änderungen sperren

Dies ist eine Ordneroption. Die Aktivierung erfolgt über: Ordner mit der rechten Maustaste anklicken > Eigenschaften (Ordner)

Datenmasken anpassen

Die Anpassung der ordnerspezifischen Datenmasken kann direkt in der Datenmaske erfolgen. Zur Anzeige der Datenmaske ist ein Datensatz des Ordners zu markieren und F2 zu drücken.

Hinweis: In der Light-Version wird eine Anpassung der Datenmaske nicht unterstützt.

Bearbeitung aktivieren: Klicken Sie auf den Button , um eine kleine Wegzeugleiste zur Bearbeitung der Datenmaske einzublenden.

Positionierung der Felder: Klicken Sie auf den Feldnamen/Icon und verschieben das Feld mit gedrückter Maustaste. Die Wegzeugleiste muss aktiv sein!

Feinpositionierung der Felder: In der Grundeinstellung können Felder nur in einem festen Pixelraster angeordnet werden. Wenn Sie Felder dagegen mit gedrückter Alt-Taste verschieben, ist auch eine pixelweise Positionierung möglich.

Ändern von Name, Icon und Typ: Ein Doppelklick auf den Feldnamen bringt einen Eigenschaften-Dialog oder klicken Sie den Feldname/Icon mit der rechten Maustaste an und stellen die Eigenschaften über das Popup-Menu ein.

Felder ausblenden/einblenden: Die Felder werden nur in der Ansicht ausgeblendet, die Daten bleiben also erhalten.

Ordner-Eigenschaften konfigurieren

Um den Dialog "Ordner Eigenschaften" anzuzeigen, klicken Sie mit der rechte Maustaste auf den Ordner und wählen [Eigenschaften (Ordner)].