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Notizen

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Allgemein

Im Fenster "Notizen" können kontakt- und rufnummerbezogene Notizen angezeigt und bearbeitet werden. Um die entsprechenden Notizen anzuzeigen genügt es den jeweiligen Eintrag im Telefonbuch oder im Rufjournal auszuwählen. Bei einem Anruf werden die zugehörigen Notizen automatisch angezeigt. Stehen mehrere Notizen gleichzeitig zur Verfügung, so können diese per Tab ausgewählt werden.

Für die Anzeige der Tabs gelten folgende Regeln. Der Tab "Allgemein" wird immer an erster Position angezeigt. Danach folgen der Kontakt- und der Rufnummern-Tab zur aktuellen Auswahl. Per Konfiguration kann zudem festgelegt werden, welcher der beiden bevorzugt aktiviert werden soll. Sollten zum aktuellen Kontakt weitere Rufnummern eingetragen sein und zu diesen Rufnummern bereits Notizen existieren, so werden diese ebenfalls angezeigt. Um bei Hintergrund-Tabs erkennen zu können, ob diese bereits Notizen enthalten, werden leere Tabs leicht "abgeblendet" dargestellt.

Mit der Funktion "Tab anheften" ist es möglich einen Notiz-Tab gezielt offen zu halten, auch wenn zwischenzeitlich andere Notizen angezeigt werden. Angeheftete Tabs werden immer rechts neben den aktuellen Tabs angezeigt.

Rufnummer-Notizen:

Notizen zu einer Rufnummer können zum Beispiel genutzt werden, wenn Sie Gesprächsnotizen zu einem Anruf anlegen wollen, für den noch keine Kontaktdaten im Telefonbuch vorhanden sind. Die zu einer Rufnummer/Anruf erfassten Notizen lassen sich später (durch einfaches Ausschneiden und Einfügen) zu den Kontakt-Notizen übernehmen.

Rufnummer-Notizen werden jeweils in einer eigenen Textdatei im Unterordner "notes" gespeichert. Der Dateiname wird nach der Regel "CallNotes_Rufnummer.txt" gebildet (z.B. "CallNotes_037122334455.txt").

Achtung! Die Wähleinstellungen "Immer mit Ortsvorwahl wählen" und "Immer mit Landesvorwahl wählen" haben Einfluss auf die Formatierung der Rufnummer.
Eine nachträgliche Änderung dieser Optionen kann dazu führen, dass bereits vorhandene Rufnummer-Notizen nicht mehr gefunden werden.

Diese Einstellungen finden Sie unter:
[Optionen > Telefonie > PhoneDialog > Wähleinstellungen > Wählen > Erweiterte Einstellungen].

Kontakt-Notizen:

Notizen in Textdateien speichern: Für lokale Telefonbücher (oder solche mit schreibgeschützter Datenquelle) werden die Notizen jeweils in einer eigenen Textdatei im Unterordner "folders\ORDNERNAME\notes\" gespeichert. Der Dateiname wird nach der Regel "CallNotes_Name.txt" gebildet (z.B. "CallNotes_MaxMuster.txt"). Der "Name" wird aus dem Inhalt der festgelegten Namens-Spalten gebildet. Damit die Notizdatei auch nach einer Änderung in einem Namensfeld zuverlässig gefunden werden kann, wird innerhalb der Datei zusätzlich ein Verweis auf den Datensatz-ID eingetragen.

Notizen in Datenbank speichern: Alternativ können Notizen auch direkt in einem Memo-Feld einer verknüpften Datenbank gespeichert werden. Dabei gelten folgende Voraussetzungen:

  • Der Telefonbuchordner muss mit einer Datenbank mit Schreibzugriff verknüpft sein (z.B. ODBC-Datenquelle, Access, öffentlicher Exchange-Ordner, Outlook-Kontakte).
  • Die Datenquelle muss für jeden Datensatz ein Memo-Feld mit ausreichender Größe bereitstellen.
  • In den Ordner-Eigenschaften muss das entsprechende Memo-Feld als Notizfeld ausgewählt sein. Siehe [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften > Eigenschaften > Notizfeld].

Themen-Notizen:

Um Notizen zu einem Thema, einem Projekt oder einer Aufgabe anzulegen, können Sie einen "Notiz-Ordner" im Telefonbuch nutzen. In der Grundkonfiguration ist ein solcher Ordner bereits enthalten. Bei Bedarf können im Telefonbuch per [Kontextmenü > Neu > Neuer Ordner > Notizen] weitere lokale Notizordner angelegt werden.

In Bezug auf den Speicherort gelten die selben Vorgaben wie für Kontakt-Notizen.

Häufig verwendete Notizen aus einem "Notiz-Ordner" können beim Programmstart automatisch geladen werden. Das "automatische Laden" kann auf dem jeweiligen Notiz-Tab per Kontextmenü aktiviert oder deaktiviert werden. Wird ein solcher Tab manuell geschlossen, so wird das "automatische Laden" für diesen Tab deaktiviert.

Allgemeine Notizen:

Im Tab "Allgemein" können persönliche Notizen, die keinen Bezug zu einem Kontakt, einem Thema oder einer Rufnummer haben, eingetragen werden. Wenn dieser Tab nicht benötigt wird, kann er in der Konfiguration abgewählt werden.

Die allgemeinen Notizen werden immer im eigenen Arbeitsverzeichnis in der Datei "\notes\CallNotes_global.txt" gespeichert und können somit nicht für Gruppenarbeit genutzt werden.

Hyperlinks in den Notizen

Ab der Version 2.1.083 werden auch Hyperlinks in den Notizen unterstützt. Zum Erstellen eines Hyperlinks genügt es, die entsprechende Datei per Drag&Drop aus dem Datei-Explorer auf die Notizen zu ziehen. Per Doppelklick können Sie die Datei anschließend öffnen.
Tipp: Um eine URL aus der Eingabezeile des Internet-Explorer in die Notizen zu übernehmen, ziehen Sie das Icon am Beginn der Eingabezeile einfach auf die Notizen. Um einen manuell eingegebenen Dateipfad oder URL als Hyperlink zu markieren, können Sie diesen in doppelt geschweifte Klammern setzen. Z.B. {{www.phonesuite.de}}

Gemeinsame Notizen (Gruppenarbeit)

Voraussetzungen zum Speicherort

Wenn Sie auf mehreren Arbeitsplätzen gemeinsame Notizen bearbeiten wollen, dann sind diese an einer "zentralen" Stelle abzulegen.

Rufnummer-Notizen können besonders einfach für Gruppenarbeit genutzt werden. Hierfür genügt es, in der Konfiguration unter [Optionen > Notizen] den Pfad zu einem zentralen Netzwerkverzeichnis einzutragen. Sollten bereits lokale Notizdateien existieren, so müssen diese ggf. manuell in das Netzwerkverzeichnis kopiert werden.

Für die gemeinsame Nutzung von Kontakt-Notizen ist es erforderlich, dass die Notizen in einem Memo-Feld innerhalb der verknüpften Datenbank gespeichert werden.
Siehe oben: Kontakt-Notizen -> Notizen in Datenbank speichern

Sollte die Speicherung in der verknüpften Datenbank nicht möglich sein, können Sie die Notizen in einem gemeinsamen Netzwerkverzeichnis ablegen.
Siehe auch: Kontakt-Notizen -> Notizen in Textdatei speichern
und Hinweise zur Netzwerkinstallation.

Was ist bei der Bearbeitung von gemeinsamen Notizen zu beachten

Bei gemeinsam genutzten Notizen kann es vorkommen, dass zwei oder auch mehrere Nutzer gleichzeitig dieselben Notizdaten bearbeiten und sich somit gegenseitig die jeweils letzten Änderungen überschreiben.

Dabei gilt, je kürzer der Zeitraum zwischen einer Änderung und dem anschließenden Speichern, umso geringer ist das Risiko einer Kollision. Daher sollten Änderungen möglichst zeitnah gespeichert werden. In der Konfiguration kann hierfür die Option "Änderungen automatisch nach 15 Sekunden speichern" aktiviert werden. Mit "Ctrl+S" kann auch jederzeit manuell gespeichert werden. Diese Methode eignet sich besonders für kurze Notizen oder wenn Sie einen vorhandenen Text per Drag&Drop oder Copy&Paste einfügen.

Notizen "In neuem Tab bearbeiten": Für das Schreiben längerer Notizen kann die Funktion "In neuem Tab bearbeiten" genutzt werden. Dabei wird per Kontextmenü oder per "Ctrl+N" parallel ein zweiter Tab rechts neben dem aktuellen Notiz-Tab geöffnet. In diesem Tab lassen sich die neuen Notizen ungestört bearbeiten und anschließend per "Ctrl-S" oder per Kontextmenü übernehmen. Dabei wird der "Bearbeiten-Tab" automatisch geschlossen. Wird der Tab manuell über die Funktion "Tab schließen" im Kontextmenü geschlossen, werden die Änderungen verworfen.

Weitere Hinweise zum "Bearbeiten-Tab":

  • Solange der "Bearbeiten-Tab" offen ist, sind beide Tabs im Zustand "angeheftet". Das heißt, beide Tabs bleiben auch dann geöffnet, wenn in der Zwischenzeit andere Notizen angezeigt werden.
  • Die Option "Änderungen automatisch nach 15 Sekunden speichern" hat auf den "Bearbeiten-Tab" keinen Einfluss.
  • Ob der aktuelle Notiz-Tab gemeinsame Notizen enthält, können Sie an diesem Symbol in der Infozeile erkennen.

Konfiguration

Die Konfiguration der Notizen können Sie über das Hauptmenü [Optionen > Notizen] oder über das Tab-Kontextmenü "Konfiguration-Notizen" öffnen.
Hilfe zur Notizen-Konfiguration...