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Gemeinsame Adressdaten

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Gemeinsame Adressdaten mit Access Datenbank

Inhalt

Vorhandene gemeinsame Adressdaten einbinden

Sie verwalten Adressdaten bereits in einer netzwerkfähigen Anwendung, wollen diese auch weiterhin benutzen, aber gleichzeitig die Daten im PhoneSuite CTI Client zum telefonieren einbinden.

Diese Kombination wird für folgende Datenquellen/Anwendungen unterstützt:

  • Datenquellen mit ODBC-Treiber (z.B. Access),
  • Datenquellen mit LDAP-Anbindung (z.B. Active Directory 2003),
  • Lotus Notes,
  • ACT! Kontaktmanager,
  • Outlook/Exchange,
  • cobra Adress PLUS 10
  • combit address manager

Nähere Hinweise dazu finden Sie unter: Datenquellen...


Vorhandene Access-Datenbank des CTI Client verwenden

Im Telefonbuch des CTI Client Professional ist eine lokale Access-Datenbank ("Access-DB") eingebunden. Die verknüpfte mdb-Datei kann manuell auch auf ein zentrales Laufwerk kopiert werden. Weitere Hinweise...


Neue gemeinsame Adressdaten anlegen

Sie besitzen noch keine netzwerkfähige Adressverwaltung, würden diese aber gern mit dem PhoneSuite CTI Client realisieren.

Mit gemeinsamen Schreibzugriff

Für diese Variante benötigen Sie irgendeine Art von Datenbank, die gemeinsamen Schreibzugriff anbietet und die Sie per ODBC einbinden können.

Der prinzipielle Ablauf am Beispiel einer Access-Datenbank wäre folgender:

  1. Sie erstellen eine neue Access-Datenbank mit einer oder mehreren Tabellen oder passen eine vorhandene Datenbank an.
    • Eine Beispiel-Access-Datenbank finden Sie im Arbeitsverzeichnis: test-db-access\contacts.mdb.
    • Eine komplexe Beispieldatenbank ist bereits in Access enthalten unter:
      [Menu > ? > Beispieldatenbanken > Beispieldatenbank Nordwind]
      Diese Beispieldatenbank enthält auch bereits Formulare, Abfragen, Berichte und einiges mehr.
  2. Die Spalten der Tabelle sind zu konfigurieren:
    1. Die erste Spalte sollte immer als ID-Spalte konfiguriert werden, d.h.:
      Name = "ID" oder dergleichen
      Felddatentyp = AutoWert
      Feldgröße = Long Integer
      Neue Werte = Inkrement
    2. Dann sollen alle weiteren benötigten Spalten kommen (Anrede, Titel, Name, Vorname, Firma, Strasse, PLZ, Ort, Telefon, Fax, Email, ...)
    3. Optional können Sie auch ein Notizfeld vom Felddatentyp "Memo" aufnehmen, um Notizen direkt in der Datenbank zu speichern.
  3. Falls Sie eine neue Tabelle erstellt und konfiguriert haben, dann sollten Sie gleich in Access einen Test-Datensatz anlegen oder importieren Sie bereits vorhandene Adressdaten.
  4. Die Tabelle der Access-Datenbank können Sie jetzt per ODBC im PhoneSuite CTI Client verknüpfen. Weitere Infos dazu...
  5. Beachten Sie eventuell auch die Hinweise für eine Netzwerkinstallation.
Nur gemeinsamer Lesezugriff

Wenn sie zentrale Adressdaten auf mehreren Arbeitsplätzen mit ausschließlich Leserechten bereitstellen wollen, dann ist als einfachste Variante die Verknüpfung einer formatierten Textdatei zu empfehlen.

Die Textdatei sollte dabei folgendes Format aufweisen:

  • Die erste Zeile enthält die Spaltennamen jeweils mit Semikolon getrennt.
  • Alle weiteren Zeilen enthalten die Datensätze.
    • Normalerweise steht jeder Datensatz in einer neuen Zeile. Es kann aber auch sein, dass ein Datensatz mehrere Zeilen belegt, wenn ein Datenfeld einen Zeilenumbruch enthält.
    • Die Datenfelder (Spalten) eines Datensatzes sind ebenfalls durch Semikolon getrennt. Falls ein Datenfeld selbst ein Semikolon oder einen Zeilenumbruch enthält, dann ist das Feld in Anführungszeichen zu setzen.
  • Die erste Spalte sollte einen eindeutigen Datensatz-ID enthalten. Dies ist kein Muss aber eine Empfehlung.

Eine derartige Textdatei kann meistens über den Export aus einer vorhandenen Anwendung generiert werden.

Nachdem der neu eingebundene Adressordner im Client konfiguriert wurde, sollten die weiteren Arbeitsplätze mittels Generierung eines Netzwerk-Setups installiert (geklont) werden.