PhoneSuite CTI Client im Einsatz mit ACT!
ACT! ist eine CRM-Anwendung
von Sage. Siehe:
www.act.com
Hinweise:
- Die
speziellen Funktionen für ACT! sind nur in der Professional-Version
enthalten.
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Verknüpfung der ACT!-Kontakte
Die Verknüpfung der ACT!-Kontakte erfolgt über:
- [Datei > Neue Ordner-Verknüpfung... > ODBC, Outlook,
Textdateien...]
- Wählen Sie im Dialog "Typ der Datenquelle" den Eintrag [ACT!].
- Im Dialog "Name und Inhalt" können Sie ggf. den vorgeschlagenen
Ordner-Name und den Inhalts-Typ ändern.
- Im Dialog "Datenquelle" wählen Sie die zu verknüpfende
ACT!-Datenbank aus.
- Im Dialog "Spaltenauswahl" können Sie zusätzliche Spalten auswählen
oder nicht benötigte abwählen. Die Voreinstellung können Sie erst einmal
beibehalten (Änderungen sind hier auch später noch möglich.).
- Die Dialoge "Eigenschaften der Eingabefelder" und "Cache" sollten Sie im ersten
Schritt ebenfalls unverändert übernehmen.
- Mit [Fertigstellen] ist die Dialogführung abzuschließen.
- => Die ACT!-Kontakte sind jetzt in der Ordnerstruktur sichtbar.
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Änderung der gebundenen Spalten/Felder:
- In der Grundeinstellung werden die Felder mit Informationen
zum Name und Anschrift, Telefon, EMail, Homepage verknüpft.
- Um die gebundenen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen
[Eigenschaften (Ordner)].
- Im Reiter "Spaltenauswahl" können Sie nun zusätzliche Spalten binden
oder nicht benötigte Spalten abwählen.
- Über den Reiter "Eigenschaften der Eingabefelder" ist für die neu
ausgewählten Felder der Inhalts-Typ und die Kategorie anzugeben.
Weitere Infos...
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Datenmaske individuell anpassen:
- Selektieren Sie dazu einen Datensatz im verknüpften ACT!-Ordner
und öffnen die zugehörige Datenmaske per F2-Taste oder Kontextmenu.
- Über den rechten Tool-Button können Sie die Eingabemaske in den
Editor-Modus schalten und die Felder nach den eigenen Erfordernissen
anordnen.
Aktualisierung geänderter Datensätze (Synchronisation):
- Wenn in ACT! Datensätze bearbeitet, neu hinzugefügt oder gelöscht
werden, sind diese Änderungen aufgrund des Daten-Caches nicht sofort im PhoneSuite
CTI Client sichtbar. Um die Änderungen sichtbar zu machen, werden folgende
Synchronisations-Varianten unterstützt:
- manuelle Synchronisation des
gesamten Ordners: Markieren Sie dazu den Ordner und drücken Sie die
Funktionstaste F5. Es werden dann alle geänderten Datensätze neu
eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, wird
der Ordner komplett neu eingelesen.
- manuelle Synchronisation
eines Datensatzes: Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einem
Datensatz stehen und die F5-Taste betätigen, wird dieser Datensatz neu
eingelesen. Ein Datensatz wird ebenfalls immer neu eingelesen, wenn er
in der Datenmaske geöffnet wird.
- Automatische Synchronisation
des gesamten Ordners: In der Grundeinstellung werden verknüpfte
Ordner einmal pro Woche synchronisiert. Das Synchronisationsintervall
kann über [Ordner > Eigenschaften > Cache] individuell angepasst
werden.
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Tipp: Kontakt direkt in ACT! öffnen:
- Ein Klick auf den Button links von
öffnet den
Kontakt für weitere Aktionen direkt in ACT!.
Die gleiche Funktion ist auch über das Kontext-Menu des Datensatzes
verfügbar.
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Wählen aus ACT! heraus
Für die Wahl von Rufnummern gibt es drei Varianten:
- Wahl über den "Anrufen"-Button von ACT!:
- Konfigurieren Sie als erstes die Wähl-Einstellungen von ACT!
über: [Extras > Einstellungen > Kommunikation > Wahlhilfe > Wahlhilfe verwenden]
- Selektieren Sie in der Auswahlbox "Modem oder Leitung" den
"CTI Client TAPI-Connector".
- Über [Standort > Eigenschaften...] sind die eigenen
Standort-Einstellungen festzulegen.
- Das Auswahlfeld "Kontakt anhand der Anschlusskennung suchen"
sollte kein Häkchen enthalten. Wie eingehende Anrufe zu behandeln
sind, ist weiter unten beschrieben.
- Im CTI Client ist unter [Optionen > Interworking > Wahl aus
anderen Anwendungen heraus] der Haken "CTI Client TAPI-Connector
aktivieren" zu setzen.
Wenn Sie jetzt auf den "Anrufen"-Button von ACT! klicken, öffnet
sich der Wahlhilfe-Dialog. Ein Doppelklick auf die gewünschte
Rufnummer leitet dann den Verbindungsaufbau ein.
Hinweis: Wird das ACT!-Wählhilfefenster während der
Verbindung geschlossen, funktioniert der nächste Verbindungsaufbau nicht
mehr und ACT! muss neu gestartet werden. Nachdem die Verbindung beendet
wurde, kann auch das Wählhilfefenster geschlossen werden.
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Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in ACT! öffnen

Kommende Rufe werden über das Telefon-Popup-Fenster angezeigt.
- Ein Klick mit der linken Maustaste auf den Button
öffnet die
Kontakt-Datenmaske des PhoneSuite CTI Client. Über eine Ordner-Option lässt sich die Datenmaske auch
automatisch bei einem eingehenden Anruf öffnen:
- [Kontextmenu des Ordners > Eigenschaften (Ordner) >
Eigenschaften]
- Ein Klick auf den links stehenden Button öffnet den
Kontakt für weitere Aktionen direkt in ACT!. (Screenshot mit Beispiel
für einen Outlook-Kontakt)
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